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martes, 6 de diciembre de 2011

Unidad 6


UNIDAD 6.-TOMA DE DECISIONES

NOMBRE DE LA MATERIA: Habilidades directivas 2
INTEGRANTES DEL EQUIPO:
•Juan Carlos Díaz Pérez
•Zuri del Carmen Hernández Ruiz
•Juan Carlos Ramírez Olan
•Gloria Márquez García

§  INTRODUCCION
La toma de decisiones en una organización se circunscribe a una serie de personas que están apoyando el mismo proyecto. Debemos empezar por hacer una selección de decisiones, y esta selección es una de las tareas de gran trascendencia.
Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como el motor de los negocios y en efecto, de la adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier organización.

§  UNA DECISIÓN PUEDE VARIAR EN TRASCENDENCIA Y CONNOTACIÓN.

Los administradores consideran a veces la toma de decisiones como su trabajo principal, porque constantemente tienen que decidir lo que debe hacerse, quién ha de hacerlo, cuándo y dónde, y en ocasiones hasta cómo se hará. Sin embargo, la toma de decisiones sólo es un paso de la planeación, incluso cuando se hace con rapidez y dedicándole poca atención o cuando influye sobre la acción sólo durante unos minutos.
La toma de decisiones en una organización invade cuatro funciones administrativas que son: planeación, organización, dirección y control.
§  FUNCIONES ADMINISTRATIVA DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN AL TOMAR DECISIONES:

La Planeación: Selección de misiones y objetivos así como de las acciones para cumplirlas. Esto implica "Toma de decisión".
Proceso racional de toma de decisiones
De los procesos existentes para la toma de decisiones, este es catalogado como "el proceso ideal".
En su desarrollo, el administrador debe:
1.- Determinar la necesidad de una decisión.
El proceso de toma de decisiones comienza con el reconocimiento de que se necesita tomar una decisión. Ese reconocimiento lo genera la existencia de un problema o una disparidad entre cierto estado deseado y la condición real del momento.
2.- Identificar los criterios de decisión.
Una vez determinada la necesidad de tomar una decisión, se deben identificar los criterios que sean importantes para la misma. Vamos a considerar un ejemplo:
“Una persona piensa adquirir un automóvil. Los criterios de decisión de un comprador típico serán: precio, modelo, dos o más puertas, tamaño, nacional o importado, equipo opcional, color, etc. Estos criterios reflejan lo que el comprador piensa que es relevante. Existen personas para quienes es irrelevante que sea nuevo o usado; lo importante es que cumpla sus expectativas de marca, tamaño, imagen, etc., y que se encuentre dentro del presupuesto del que disponen. Para el otro comprador lo realmente importante es que sea nuevo, despreciando el tamaño, marca, prestigio, etc."



3.- Asignar peso a los criterios.
Los criterios enumerados en el paso previo no tienen igual importancia. Es necesario ponderar cada uno de ellos y priorizar su importancia en la decisión.
Cuando el comprador del automóvil se pone a ponderar los criterios, da prioridad a los que por su importancia condicionan completamente la decisión: precio y tamaño. Si el vehículo elegido tiene los demás criterios (color, puertas, equipo opcional, etc.), pero sobrepasa el importe de lo que dispone para su adquisición, o es de menor tamaño al que precisa, entonces nos encontramos con que los demás criterios son secundarios en base a otros de importancia trascendental.
4.- Desarrollar todas las alternativas.
Desplegar las alternativas. La persona que debe tomar una decisión tiene que elaborar una lista de todas las alternativas disponibles para la solución de un determinado problema.
5.- Evaluar las alternativas.
La evaluación de cada alternativa se hace analizándola con respecto al criterio ponderado.
Una vez identificadas las alternativas, el tomador de decisiones tiene que evaluar de manera crítica cada una de ellas. Las ventajas y desventajas de cada alternativa resultan evidentes cuando son comparadas.
6.- Seleccionar la mejor alternativa.
Una vez seleccionada la mejor alternativa se llegó al final del proceso de toma de decisiones. En el proceso racional, esta selección es bastante simple. El tomador de decisiones sólo tiene que escoger la alternativa que tuvo la calificación más alta en el paso número cinco.
El paso seis tiene varios supuestos, es importante entenderlos para poder determinar la exactitud con que este proceso describe el proceso real de toma de decisiones administrativas en las organizaciones.

§  ETAPAS DE LA TOMA DE DECISIÓN

ü Identificación y diagnóstico del problema
ü Generación de soluciones alternativas
ü Selección de la mejor alternativa
ü Evaluación de alternativas
ü Evaluación de la decisión
ü Implantación de la decisión

§  IDENTIFICACIÓN Y DIAGNÓSTICO DEL PROBLEMA:

Reconocemos en la fase inicial el problema que deseamos solucionar, teniendo en cuenta el estado actual con respecto al estado deseado. Una vez que el problema es identificado se debe realizar el diagnóstico y luego de esto podremos desarrollar las medidas correctivas.
§  GENERACIÓN DE SOLUCIONES ALTERNATIVAS:
La solución de los problemas puede lograrse por varios caminos y no sólo seleccionar entre dos alternativas, se pueden formular hipótesis ya que con la alternativa hay incertidumbres.
§  EVALUACIÓN DE ALTERNATIVAS:
La tercera etapa implica la determinación del valor o la adecuación de las alternativas que se generaron. ¿Cuál solución será la mejor?
Los gerentes deben considerar distintos tipos de consecuencia. Por supuesto que deben intentar predecir los efectos sobre las medidas financieras u otras medidas de desarrollo. Pero también existen otras consecuencias menos definidas que hay que atender. Las decisiones establecen un precedente y hay que determinar si este será una ayuda o un obstáculo en el futuro.


§  SELECCIÓN DE LA MEJOR ALTERNATIVA:
Cuando el administrador ha considerado las posibles consecuencias de sus opciones, ya está en condiciones de tomar la decisión. Debe considerar tres términos muy importantes. Estos son: maximizar, satisfacer y optimizar.
Maximizar: es tomar la mejor decisión posible
Satisfacer: es la elección de la primera opción que sea mínimamente aceptable o adecuada, y de esta forma se satisface una meta o criterio buscado.
Optimizar: Es el mejor equilibrio posible entre distintas metas.
§  IMPLEMENTACIÓN DE LA DECISIÓN:
El proceso no finaliza cuando la decisión se toma; esta debe ser implementada. Bien puede ser que quienes participen en la elección de una decisión sean quienes procedan a implementarla, como en otras ocasiones delegan dicha responsabilidad en otras personas. Debe existir la comprensión total sobre la elección de la toma de decisión en sí, las razones que la motivan y sobre todo debe existir el compromiso de su implementación exitosa. Para tal fin, las personas que participan en esta fase del proceso, deberían estar involucradas desde las primeras etapas que anteriormente hemos mencionado.
A continuación citaremos los pasos que los gerentes deben considerar durante la planeación de su ejecución:
Determinar cómo se verán las cosas una vez que la decisión esté funcionando completamente.
Orden cronológico (de ser posible con un diagrama de flujo) de los pasos para lograr una decisión totalmente operativa.
Considerar recursos disponibles y actividades necesarias para poner cada paso en práctica.
Considerar el tiempo que tomará cada una de las etapas.
Asignación de responsabilidades a personas específicas para cada etapa

Unidad 5


UNIDAD 5.- COMUNICACIÓN EFECTIVA

NOMBRE DE LA MATERIA: Habilidades directivas 2
INTEGRANTES DEL EQUIPO:
•Juan Carlos Díaz Pérez
•Zuri del Carmen Hernández Ruiz
•Juan Carlos Ramírez Olan
•Gloria Márquez García

§  INTRODUCCIÓN
"Gran parte de los problemas de efectividad y sufrimiento que enfrentamos en el mundo actual (de las organizaciones y en la vida personal) está relacionado con incompetencias que presentamos en la forma de conversar y relacionarnos con otros...Muchas personas sufren por su incapacidad de ser escuchados, por su dificultad para reclamar o su dificultad para reconocer el trabajo de otros." Julio Olalla
Debemos tener en cuenta que muchos de los problemas de las organizaciones son a consecuencia de la pobre comunicación que se tenga. La comunicación efectiva es un componente esencial para el éxito de la organización, que en nuestro caso sería la biblioteca que estemos administrando o trabajando. La comunicación no tan sólo es interpersonal, de persona a persona, sino que también nos enfrentaremos a comunicación intergrupal, intergrupal, organizacional y externa. Todos debemos contar con unas buenas destrezas de comunicación para poder desempeñarnos en cada una de ellas. Lo más importante es estar dispuesto a colaborar y tener en mente que nuestras palabras y acciones son la clave para el desarrollo de nuestra organización, empresa, biblioteca o cualquier lugar de trabajo que representemos.

§  CONCEPTO
Luego de consultar varias fuentes se pudo llegar a definir como comunicación efectiva como la comunicación que a través de buenas destrezas y formas de comunicación, logra el propósito de lo que se quiere transmitir o recibir. Dentro de la comunicación efectiva el trasmisor y el receptor codifican de manera exitosa el mensaje que se intercambia. O sea que ambos entienden el mensaje transmitido.
También tenemos que la comunicación efectiva es "Explorar las condiciones que hacen posible que la comunicación sea provechosa y eficaz".
Los seres humanos estamos inmersos en la comunicación como peces en el agua, generalmente nos movemos entre palabra y significados sin ser consciente de las dinámicas subyacente.
A través de las palabras pensamos, nos comunicamos, reflexionamos, nos expresamos, opinamos, nos peleamos e incluso nos distanciamos de lo que verdaderamente nos interesa.
Según sea la calidad de comunicación que mantengamos con una persona, dentro de un grupo o en una empresa así será la calidad de la relación que obtendremos. De hecho, si nos detenemos a pensarlo un instante, todas las personas que consiguen un éxito solidó y un respeto duradero (ya sea en el campo laborar, empresarial o familiar) saben comunicar de manera efectiva, aun intuitivamente, sus ideas, propósitos y emociones.
Solo conociendo y practicando los principios de una comunicación efectiva podemos coordinar, enseñar, aceptar, dirigir, pero sobre todo lograr un clima propicio que nuestras acciones nos conduzcan a los que realmente buscamos.



§  PASOS PARA INCREMENTAR LA HABILIDAD DE ESCUCHAR
Actualmente vivimos con un elevado nivel de ajetreo y estrés. Tomarse tiempo para escuchar al otro es un buen regalo que le podemos hacer. Escuchar, muestra que te preocupas por la otra persona y es una forma de establecer una buena relación. Además puede ser útil a la hora de solucionar problemas. Puedes emplear cuatro pasos para escuchar eficazmente:
1. Busca una postura que te sea cómoda para escuchar
En primer lugar, busca una postura que te sea como para escuchar al otro donde puedas establecer contacto ocular
A continuación, usa respuestas no verbales y verbales para indicar al otro que le estas escuchando. Las respuestas no verbales serian mantener el contacto visual y hacer gestos de asentamiento con la cabeza. Las respuestas no verbales serian mantener el contacto visual y hacer gestos de asentamiento con la cabeza. Las respuestas verbales comunes incluyen onomatopeyas tales como "aja", "mmm", etc. Estas respuestas no verbales y verbales son las mas sencillas de realizar dentro de los cuatro pases básicos para escuchar efectivamente.
2. Después emplea una habilidad para confirmar que estas entendiendo al otro.
Sería el proceso de decir pequeñas ideas sobre lo que tiene que estar sintiendo la otra persona. Esta habilidad puede servir para rebajar la tensión de alguien que se encuentre en un momento acalorado emocionalmente. Gracias a esta habilidad lograremos comprender bien lo que estamos oyendo. Es un buen modo para transmitir compresiones y afecto. ¿Cómo se emplea?



§  LA ENTREVISTA
La Entrevista es una conversación entre dos o más personas, en la cual uno es el que pregunta (entrevistador). Estas personas dialogan con arreglo a ciertos esquemas o pautas de un problema o cuestión determinada, teniendo un propósito profesional.
Presupone la existencia de personas y la posibilidad de interacción verbal dentro de un proceso de acción recíproca. Como técnica de recolección va desde la interrogación estandarizada hasta la conversación libre, en ambos casos se recurre a una guía que puede ser un formulario o esquema de cuestiones que han de orientar la conversación.
Otra definición sencilla sería:
La Entrevista es la comunicación interpersonal establecida entre investigador y el sujeto de estudio a fin de obtener respuestas verbales a los interrogantes planteados sobre el tema propuesto.
EL ENTREVISTADO deberá ser siempre una persona que interese a la comunidad. El entrevistado es la persona que tiene alguna idea o alguna experiencia importante que transmitir.
EL ENTREVISTADOR es el que dirige la Entrevista debe dominar el dialogo, presenta al entrevistado y el tema principal, hace preguntas adecuadas y cierra la Entrevista.
§  FUNCIONES DE LA ENTREVISTA:
Existen cuatro funciones básicas y principales que cumple la Entrevista en la investigación científica:
          Obtener información de individuos y grupos
          Facilitar la recolección de información
          Influir sobre ciertos aspectos de la conducta de una persona o grupo (opiniones, sentimientos, comportamientos, etc.)
          Es una herramienta y una técnica extremadamente flexible, capaz de adaptarse a cualquier condición, situación, personas, permitiendo la posibilidad de aclarar preguntas, orientar la investigación y resolver las dificultades que pueden encontrar la persona entrevistada.
§  VENTAJAS:
La Entrevista es una técnica eficaz para obtener datos relevantes y significativos desde el punto desde el punto de vista de las ciencias sociales, para averiguar
•La información que el entrevistador obtiene a través de la Entrevista es muy superior que cuando se limita a la lectura de respuesta escrita
•Su condición es oral y verbal.
•A través de la Entrevista se pueden captar los gestos, los tonos de voz, los énfasis, etc., que aportan una importante información sobre el tema y las personas entrevistadas.
La ventaja esencial de la Entrevista reside en que son los mismos actores sociales quienes nos proporcionan los datos relativos a sus conductas, opiniones, deseos, actitudes, expectativas, etc. Cosas que por su misma naturaleza es casi imposible observar desde fuera.
•Limitaciones en la expresión oral por parte del entrevistador y entrevistado.
•Se hace muy difícil nivelar y darle el mismo peso a todas las respuestas, sobre todo a aquellas que provienen de personas que poseen mejor elocuencia verbal, pero con escaso valor informativo o científico.
•Es muy común encontrar personas que mientan, deforman o exageran las respuestas y muchas veces existe un divorcio parcial o total entre lo que se dice y se hace, entre la verdad y lo real.
•Muchas personas se inhiben ante un entrevistador y les cuesta mucho responder con seguridad y fluidez una serie de preguntas.
•Existen muchos tema tabúes entre las personas, algunos de los cuales producen rechazo cuando se trata de responder preguntas concretas, como por ejemplo temas políticos sexuales, económicos, sociales, etc.

lunes, 28 de noviembre de 2011

UNIDAD 3 FACULTA MIENTO Y DELEGACIÓN




NOMBRE DE LA MATERIA: HABILIDADES DIRECTIVAS 2
INTEGRANTES DEL EQUIPO:
•JUAN CARLOS DÍAZ PÉREZ
•ZURI DEL CARMEN HERNÁNDEZ RUIZ
•JUAN CARLOS RAMÍREZ OLAN
•GLORIA MÁRQUEZ GARCÍA

Toda empresa, grupo u organización que se considera exitoso(a), hoy en día tienden a generar esquemas de poder compartido donde todo el personal (presidente, directivos, obreros, etc.) es responsable del destino de su empresa. Sin embargo, solamente aquellas corporaciones que tengan un adecuado grado de madurez que les permita ejercer su autoridad, poder y decisión, podrán transferir a su grupo de trabajo estos atributos y/o cualidades.
Aquí es donde entra el denominado “facultamiento” o “Empowerment”, el cual se puede definir como el conjunto de acciones para conferir poder al personal. De acuerdo a diversas fuentes, el facultamiento consiste en transferiré al trabajador y/o subordinado el sentimiento de que es dueño de su propio trabajo, en donde él se sienta motivado por la posibilidad que se le ha dado de exponer sus ideas, inquietudes, y sobre todo, que se le tome en cuenta en la toma de decisiones. En otras palabras, de sentirse como un elemento esencial del sistema y no solamente como un elemento del proceso.
De acuerdo con Mendoza Alfaro (1996) conforme el facultamiento se vaya tornando prioritario en la empresa, éste ira proveyendo los elementos de desarrollo humano necesarios para fortalecer los procesos que permitirán que las empresas entren en la competitividad de mercado, que en estos días, está muy reñida.
§  FACULTAMIENTO

Las organizaciones exitosas tienden hoy en día a generar esquemas de poder compartido en donde el personal es corresponsable del destino de su empresa. Sin embargo solo las organizaciones que tengan un grado de madurez que les permita ejercer autoridad, poder y decisión, podrán conferir a su personal estos atributos.

Así, el Facultamiento es el conjunto de acciones para conferir poder al personal. Aunque en algunos escenarios se le ha traducido al español como “delegación”, dicho termino resulta desafortunado, ya que carece del impacto que significa no solo conferir poder al subordinado, sino fortalecerlo y desarrollarlo durante el proceso. Para efectos de este trabajo nos referiremos al termino facultamiento como sinónimo de Empowerment.

Pero, ¿qué es exactamente “Facultamiento”? Empowerment o facultamiento significa “energización”, que es el hecho de delegar poder y autoridad a los subordinados y conferirles el sentimiento de que son dueños de su propio trabajo (Byham y Cox, 1992). El facultamiento es una herramienta de la Calidad Total que provee los elementos de desarrollo humano para fortalecer los procesos que llevan a las empresas a la competitividad.

§  ¿CÓMO SE IMPLANTA UN PROCESO DE FACULTAMIENTO?

Ciertamente es un trabajo mucho más delicado y difícil de lo que pudiera aparentar. Demanda un cambio radical de cultura organizacional: el poder y la transferencia de recursos de un nivel organizacional a otro. En consecuencia, es necesario diseñar una estrategia propia, detallada y de acuerdo a las necesidades y cultura de su organización. Holpp (1995,1996) ofrece algunas sugerencias para diseñar una estrategia de facultamiento:

o   Corroborar que hay un plan de negocios de largo plazo que apoya la estrategia de facultamiento.
o   Definir el facultamiento operacionalmente.
o   Definir una estrategia por unidad, departamento y equipo.
o   Planear la transferencia de tareas y responsabilidades, involucrando a todos (gerencia, supervisores y equipos).
o   Ofrecer Capacitación continua.
o   Establecer un sistema de medición para evaluar y retroalimentar.

Un cambio drástico en la cultura de la organización necesita ser apoyado a través de cambios y ajustes en los procesos, políticas y prácticas, así como con los recursos y tecnología necesarios, para que el facultamiento rinda los frutos esperados. Y muy importante: esto lleva tiempo y requiere de una dosis grande de paciencia.

§  ERRORES O BARRERAS MÁS COMUNES EN LA IMPLANTACIÓN DEL FACULTAMIENTO

o   Introducir cambios severos en la estructura organizacional durante la implantación del facultamiento.
o   El miedo a perder el status; miedo al cambio.
o   Falta de compromiso de la gerencia o del equipo.
o   Simplificación excesiva del proceso de facultamiento.
o   No cambiar los procesos, políticas, y prácticas de la organización para implantar el facultamiento.
o   Falta de indicadores para evaluar el progreso.
o   Que los involucrados (gerentes, supervisores, equipos) no participen directamente en el diseño de la planeación del facultamiento.
o   Introducir el facultamiento sin tener un proceso de mejora continua.
o   No capacitarse.

§  CAPACITACIÓN Y FACULTAMIENTO

Al igual que en el Benchmarking, muchos de los errores y barreras por los que el facultamiento no rinde los mejores resultados son por la ignorancia respecto a su práctica y por la falta de preparación para llevarlo a cabo. Y nuevamente la Capacitación tiene vínculos estrechos con el facultamiento, tanto en (a) la preparación respecto a los cambios que se introducirán y (b) Capacitación para el desarrollo de habilidades y desarrollo de las personas.

La Capacitación es uno de los procesos de apoyo más relevantes para la implantación correcta de una herramienta con el facultamiento, pues por sí mismo es muy difícil que se logre un cambio cultural tan impactante para la organización. En consecuencia, es imperativo contar con un plan integral de Capacitación. Este Plan Integral debe de ir de la mano del Plan Estratégico de Implantación antes mencionado, pues a medida que la gente esté preparada ira asumiendo nuevas responsabilidades y así sucesivamente.

Por lo tanto la Capacitación debe incluir el desarrollo de habilidades y conocimientos técnicos que den soporte a la nueva responsabilidad. Por otra parte, no se debe descuidar la preparación en el desarrollo de nuevas habilidades interpersonales y solución de problemas, que faciliten el desarrollo de los empleados, con nuevas actitudes para enfrentar riesgos y proponer innovaciones.

Un ejemplo de Plan de Capacitación y Plan Estratégico de Implantación nos lo ofrece Holpp (1994), a partir de un “diagrama de fronteras” (figura 1), en donde primero se determinan las tareas, procesos y responsabilidades que los equipos irán asumiendo progresivamente por “aproximaciones sucesivas”.